Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Printgineering — Vadim Leicht
Hercyniastr. 24, 75173 Pforzheim
E-Mail: [email protected]
Tel.: +49 155 63613226

2. Welche Daten wir erheben

2.1 Bei der Registrierung / Kauf

Vor dem Abschluss eines Abonnements erheben wir folgende Daten über unser Registrierungsformular:

• Anrede, Vorname, Nachname
• E-Mail-Adresse
• Firmenname (optional)
• Rechnungsadresse (Straße, PLZ, Ort)
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer / USt-ID (optional)
• Gewählter Tarif
• Datum der Registrierung
• Zahlungsdaten (verarbeitet ausschließlich durch Stripe — wir sehen keine Kartendaten)

Diese Daten werden zur Vertragserfüllung, Rechnungsstellung und zur Erfüllung steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten (§ 147 AO, 10 Jahre) gespeichert.

2.2 Bei der Nutzung von BüroKit

• Von Ihnen eingegebene Firmendaten (Name, Adresse, USt-IdNr.)
• Von Ihnen erstellte Kunden, Angebote, Rechnungen, Ausgaben, Einnahmen
• Support-Nachrichten die Sie an uns senden

2.3 Technische Daten

• IP-Adresse (anonymisiert nach 7 Tagen)
• Browser-Typ und Version
• Zugriffszeitpunkte

3. Zweck der Datenverarbeitung

• Bereitstellung und Betrieb des BüroKit-Dienstes
• Abwicklung von Zahlungen und Abonnements
• Kundensupport und Kommunikation
• Verbesserung unseres Dienstes
• Einhaltung gesetzlicher Pflichten

4. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt auf Basis von:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — Rechtliche Verpflichtung
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — Berechtigte Interessen

5. Dienstleister & Auftragsverarbeitung

Für den Betrieb von BüroKit setzen wir folgende Dienstleister ein. Mit allen Anbietern, die personenbezogene Daten für uns verarbeiten, bestehen Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO.

5.1 Datenspeicherung — Supabase (EU)

Dienst: Supabase Inc., 970 Toa Payoh North, #07-04, Singapore
Serverstandort: Frankfurt am Main, Deutschland (EU-Region)
Zweck: Speicherung von Kundendaten, Rechnungen, Angeboten, Passwort-Hashes
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
Datenschutzerklärung: supabase.com/privacy

5.2 Hosting & Webserver — Hetzner (Deutschland)

Dienst: Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland
Serverstandort: Deutschland (Rechenzentren in Falkenstein und/oder Nürnberg)
Zweck: Auslieferung der Website, Verarbeitung von API-Anfragen, Versand von Transaktions-E-Mails
Verarbeitete Daten: IP-Adresse (in Server-Logs, nach max. 7 Tagen anonymisiert oder gelöscht), übertragene Anfragedaten
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb der Website)
Drittlandtransfer: Nein. Hetzner ist ein deutsches Unternehmen, die Daten verlassen die EU nicht.
Auftragsverarbeitungsvertrag: Mit Hetzner besteht ein AV-Vertrag gemäß Art. 28 DSGVO.
Datenschutzerklärung: hetzner.com/de/rechtliches/datenschutz

5.3 Zahlungsabwicklung — Stripe (EU)

Dienst: Stripe Payments Europe Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Dublin, Irland
Zweck: Zahlungsabwicklung, Abonnement-Verwaltung, Rechnungsstellung
Verarbeitete Daten: Name, E-Mail, Zahlungsinformationen (Stripe verarbeitet diese direkt, wir speichern keine Kreditkartendaten)
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Datenschutzerklärung: stripe.com/de/privacy

5.4 E-Mail-Versand — United Domains (Deutschland)

Dienst: united-domains AG, Gautinger Straße 10, 82319 Starnberg, Deutschland
Zweck: Versand von Transaktions-E-Mails (Willkommens-Mails, Passwort-Reset, Newsletter-Bestätigung)
Verarbeitete Daten: E-Mail-Adresse, Name
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Datenschutzerklärung: united-domains.de/datenschutz

5.5 KI-Assistent (nur Business + KI Plan)

Dienst: Externer KI-Dienstleister aus den USA
Zweck: Bereitstellung des KI-Assistenten "Clippy" für Business + KI Kunden
Verarbeitete Daten: Text-Anfragen des Nutzers (keine personenbezogenen Daten werden automatisch übertragen)
Drittlandtransfer: Ja, in die USA. Rechtsgrundlage: EU-US Data Privacy Framework (DPF), Anbieter ist zertifiziert. Zusätzlich Standardvertragsklauseln (SCC).
Hinweis: Dieser Dienst wird nur für Kunden des "Business + KI"-Tarifs aktiviert. Andere Nutzer sind von dieser Verarbeitung nicht betroffen.
Opt-Out: Durch Wahl eines anderen Tarifs oder Nichtnutzung des KI-Features.

5.6 Webanalyse & Werbung — Google (USA)

Dienste: Google Analytics 4, Google Ads Conversion-Tracking
Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland (Mutterkonzern: Google LLC, USA)
Zweck: Anonymisierte Besucherstatistiken und Messung der Werbekampagnen-Effektivität
Verarbeitete Daten: IP-Adresse (anonymisiert), Nutzungsverhalten, Klick-Pfade, Geräteinformationen
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung über Cookie-Banner)
Drittlandtransfer: Ja, in die USA. Rechtsgrundlage: EU-US Data Privacy Framework (DPF), Google ist zertifiziert.
Widerruf: Jederzeit möglich über Cookie-Einstellungen oder durch Löschen der Browser-Cookies.
Datenschutzerklärung: policies.google.com/privacy

6. Datenweitergabe an Dritte

Ihre Daten werden nicht verkauft und nicht für Marketing-Zwecke an Dritte weitergegeben. Eine Weitergabe erfolgt ausschließlich:

• An die in Ziffer 5 genannten Auftragsverarbeiter im Rahmen der Vertragserfüllung
• Wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind (z. B. Behördenanfragen, Gerichtsbeschlüsse)
• Bei begründetem Verdacht auf Straftaten gegenüber Strafverfolgungsbehörden

Mit allen Dienstleistern, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, bestehen Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO.

7. Datenlöschung und Aufbewahrung

• Nach Kündigung: Ihre Nutzungsdaten werden 30 Tage aufbewahrt
• Nach 30 Tagen: Vollständige Löschung aller Nutzungsdaten
• Rechnungsrelevante Daten (Name, Adresse, Tarif) werden gemäß § 147 AO 10 Jahre aufbewahrt — dies ist eine gesetzliche Pflicht
• Auf Anfrage: Sofortige Löschung möglich (E-Mail an [email protected])

8. Ihre Rechte (DSGVO)

Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: [email protected]

9. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz Baden-Württemberg: www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

10. Cookies

BüroKit verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies (Session-Token zur Authentifizierung). Es werden keine Tracking- oder Marketing-Cookies eingesetzt.

11. KI-Assistent „Clippy" (Business + KI Plan)

Im Business + KI Plan wird der KI-Assistent „Clippy" durch einen externen KI-Drittanbieter betrieben. Dabei werden Ihre Anfragen (Texteingaben) sowie aggregierte, anonymisierte Finanzdaten (z.B. Gesamtumsatz, Anzahl offener Rechnungen) zur Verarbeitung an diesen Dienst übermittelt.

Es werden keine personenbezogenen Daten Ihrer Kunden (Namen, Adressen etc.) übertragen. Die Verarbeitung erfolgt auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Bei Fragen zum eingesetzten KI-Anbieter wenden Sie sich an: [email protected]

Sie können die KI-Funktion jederzeit durch Nichtnutzung des Clippy-Assistenten deaktivieren.

Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

§ 1 Geltungsbereich

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für alle Verträge zwischen Printgineering, Vadim Leicht (nachfolgend „Anbieter") und dem Kunden über die Nutzung der Software-as-a-Service-Plattform „BüroKit" (nachfolgend „Dienst").

Abweichende AGB des Kunden werden nicht anerkannt, es sei denn, der Anbieter stimmt ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zu.

§ 2 Vertragsgegenstand

Der Anbieter stellt dem Kunden die webbasierte Bürosoftware „BüroKit" als Software-as-a-Service über das Internet zur Verfügung. Der Dienst umfasst je nach gewähltem Tarif:

• Erstellung und Verwaltung von Angeboten und Rechnungen
• Kundenverwaltung
• Ausgaben- und Einnahmenerfassung
• Auswertungen und Berichte (je nach Tarif)
• KI-Assistent „Clippy" (nur Business + KI Tarif)

§ 3 Vertragsschluss

Der Vertrag kommt zustande durch:

• Auswahl eines Tarifs auf buerokit.de
• Ausfüllen des Registrierungsformulars (Angabe von Name, Adresse und ggf. USt-ID)
• Bestätigung der AGB und Datenschutzerklärung durch aktives Ankreuzen der entsprechenden Checkbox
• Abschluss des Zahlungsvorgangs über Stripe
• Bestätigungs-E-Mail mit Zugangsdaten

Die Bestätigung der AGB und Datenschutzerklärung erfolgt durch aktives Ankreuzen der Checkbox im Registrierungsformular. Ohne diese Bestätigung ist eine Registrierung nicht möglich. Der Zeitpunkt der Bestätigung wird zusammen mit den Registrierungsdaten gespeichert.

Der Kunde muss mindestens 18 Jahre alt sein und als Unternehmer (§ 14 BGB) oder Freiberufler handeln. BüroKit richtet sich ausschließlich an gewerbliche Kunden (B2B) — nicht an Verbraucher im Sinne von § 13 BGB.

§ 4 Leistungsumfang und Verfügbarkeit

Der Anbieter strebt eine Verfügbarkeit des Dienstes von 99% im Jahresmittel an. Ausgenommen sind:

• Geplante Wartungsarbeiten (werden vorab angekündigt)
• Höhere Gewalt, Störungen Dritter
• Angriffe von außen (DDoS etc.)

Ein Anspruch auf ununterbrochene Verfügbarkeit besteht nicht. Der Anbieter haftet nicht für Schäden durch vorübergehende Nichtverfügbarkeit.

§ 5 Preise und Zahlung

Die aktuellen Preise sind auf buerokit.de einsehbar. Es gelten folgende Tarife:

• Starter: 4,99 € / Monat
• Professional: 9,99 € / Monat
• Business: 19,99 € / Monat
• Business + KI: 24,99 € / Monat

Alle Preise sind Nettopreise. Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer erhoben (Kleinunternehmerregelung). Die Zahlung erfolgt monatlich im Voraus über Stripe. Bei Zahlungsverzug behält sich der Anbieter vor, den Zugang zu sperren.

§ 6 Laufzeit und Kündigung

Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit und kann jederzeit zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums gekündigt werden:

• Kündigung durch den Kunden: jederzeit über den „Abo kündigen" Button im Programm oder per E-Mail an [email protected]
• Kündigung durch den Anbieter: mit einer Frist von 30 Tagen, bei schwerwiegenden Verstößen gegen diese AGB fristlos

Nach Kündigung bleiben die Daten des Kunden 30 Tage gespeichert und können exportiert werden. Danach werden alle Daten unwiderruflich gelöscht.

§ 7 Widerrufsrecht

Da BüroKit sich ausschließlich an Unternehmer (B2B) richtet, besteht kein gesetzliches Widerrufsrecht gemäß § 13 BGB. Mit Abschluss des Vertrags bestätigt der Kunde, als Unternehmer oder Freiberufler zu handeln.

§ 8 Pflichten des Kunden

Der Kunde verpflichtet sich:

• Die Zugangsdaten sicher aufzubewahren und nicht an Dritte weiterzugeben
• Den Dienst ausschließlich für legale Zwecke zu nutzen
• Keine automatisierten Abfragen oder Angriffe auf den Dienst durchzuführen
• Keine Inhalte zu speichern, die gegen geltendes Recht verstoßen
• Den Anbieter unverzüglich über Sicherheitsvorfälle zu informieren

§ 9 Nutzungsrechte

Der Anbieter gewährt dem Kunden für die Dauer des Vertrags ein einfaches, nicht übertragbares Recht zur Nutzung des Dienstes für eigene geschäftliche Zwecke. Eine Weitergabe, Vervielfältigung oder kommerzielle Nutzung zugunsten Dritter ist nicht gestattet.

§ 10 Datensicherung

Der Anbieter erstellt regelmäßige Sicherungskopien der Kundendaten. Die Verantwortung für regelmäßige eigene Backups liegt beim Kunden. Der Kunde kann seine Daten jederzeit über die Backup-Funktion im Programm (Menü „Mein Unternehmen" → „Backup herunterladen") als JSON-Datei exportieren und lokal speichern.

Wir empfehlen ausdrücklich, mindestens einmal pro Monat ein lokales Backup zu erstellen, um Datenverlust durch unvorhergesehene Ereignisse zu vermeiden. BüroKit erinnert Sie alle zwei Wochen automatisch an die Erstellung eines Backups.

Der Anbieter haftet nicht für Datenverlust, der durch höhere Gewalt, technische Störungen oder fehlende eigene Datensicherung des Kunden verursacht wurde.

§ 11 Haftungsbeschränkung

Der Anbieter haftet unbeschränkt nur bei:

• Vorsatz und grober Fahrlässigkeit
• Verletzung von Leben, Körper und Gesundheit
• Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten)

Im Übrigen ist die Haftung des Anbieters auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt — maximal auf den vom Kunden in den letzten 12 Monaten gezahlten Betrag.

Ausdrücklich ausgeschlossen ist die Haftung für:

• Indirekte Schäden und entgangenen Gewinn
• Schäden durch fehlerhafte Steuererklärungen oder Buchhaltungsfehler des Kunden — BüroKit ersetzt keine steuerliche Beratung
• Datenverlust, sofern der Kunde keine eigenen Backups erstellt hat
• Schäden durch Missbrauch der Zugangsdaten durch Dritte
• Schäden durch vorübergehende Nichtverfügbarkeit des Dienstes

§ 12 Steuerlicher Hinweis

BüroKit ist ein Hilfswerkzeug zur Rechnungsstellung und Buchhaltungsübersicht. Der Dienst ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Für die steuerliche Korrektheit aller erstellten Dokumente ist ausschließlich der Kunde verantwortlich. Der Anbieter empfiehlt, einen Steuerberater hinzuzuziehen.

§ 13 KI-Assistent „Clippy"

Der KI-Assistent „Clippy" im Business + KI Tarif wird durch einen externen KI-Drittanbieter betrieben. Die Nutzung des KI-Assistenten setzt voraus, dass der Kunde mit der Übermittlung seiner Anfragen an diesen Dienst einverstanden ist (Details siehe Datenschutzerklärung § 11).

Die Antworten des KI-Assistenten sind unverbindlich und stellen keine rechtliche, steuerliche oder finanzielle Beratung dar. Der Anbieter übernimmt keine Haftung für die Richtigkeit oder Vollständigkeit der KI-Antworten. Der Kunde ist verpflichtet, alle KI-generierten Inhalte vor Verwendung auf Richtigkeit zu prüfen.

§ 14 Änderungen der AGB

Der Anbieter behält sich vor, diese AGB mit einer Ankündigungsfrist von 30 Tagen zu ändern. Die Änderungen werden per E-Mail mitgeteilt. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von 30 Tagen, gelten die neuen AGB als angenommen. Bei Widerspruch kann der Kunde den Vertrag fristlos kündigen.

§ 15 Anwendbares Recht und Gerichtsstand

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Gerichtsstand für alle Streitigkeiten ist Pforzheim, sofern der Kunde Kaufmann ist.

§ 16 Schlussbestimmungen

Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Mündliche Nebenabreden bestehen nicht. Änderungen und Ergänzungen bedürfen der Schriftform.